حضور کارکنان ناراضی و مشکلساز در سازمان عجیب نیست و حضور چنین افرادی در هر شرکت و هر سازمانی ممکن است اتفاق بیفتد. گاهی سطح نارضایتی و ایجاد مشکلات توسط کارکنان آنقدر زیاد میشود که قطع همکاری تنها راه حل ممکن است ولی گاهی این نارضایتی و مشکلات با مدیریت صحیح و دانستن راهکارهایی قابل حل شدن یا حداقل کم شدن است.
در این نوشته به راهکارهایی که میتواند به مدیریت سازمان کمک کند تا چنین افرادی را تحت کنترل بگیرند و از توانایی آنها در جهت اهداف سازمان استفاده کنند میپردازیم.
نارضایتی، اشتباه و ایجاد مشکل طبیعی هستند
نخستین چیزی که یک مدیر باید بداند این است که این اتفاقات در هر شرکتی ممکن است رخ بدهند. اگر آمادگی ذهنی پیش از وقوع مشکلات وجود داشته باشد، توانایی پذیرش و مدیریت افراد بالاتر میرود و بهتر میتوانند شرایط را تحت کنترل درآورند.
مدیران باید بدانند که پرسنل به دلایل مختلف در داخل و خارج از سازمان ممکن است شرایط مناسبی نداشته باشند و ممکن است به همین دلیل اشتباهاتی از آنان سر بزند یا رفتارهای نامناسبی از خود نشان بدهند.
هر چه زودتر مشکل باید برطرف شود
برای رفع مشکلاتی که از سمت این گونه کارکنان رخ میدهد، نباید منتظر بمانید تا مشکلات به خودی خود برطرف شوند. انتظار بیش از آنچه لازم است، ممکن است به بدتر شدن شرایط و ایجاد نارضایتی یا مشکل برای سایر کارکنان و روند فعالیت شرکت منجر شود.
بنابراین به محض اینکه با چنین مشکلاتی روبرو شدید، باید سعی کنید علت مشکل را پیدا کنید و برای آن راه حلی بیابید.
تحت هر شرایطی رفتار شما حرفهای باشد
فراموش نکنید که هرچند رفتار غیرحرفهای مانند پرخاش، ممکن است در کوتاه مدت مشکل را حل کند، ولی پرستیژ و کنترل شما بر روی شخص مورد نظر و سایر سازمان کاهش مییابد. بنابراین فراموش نکنید که شما مدیر سازمان هستید و رفتار و گفتار شما در قالب پروتکلهایی مناسب با شان و جایگاه شما و سازمان باشد.
بررسی کنید که مشکل درونسازمانی است یا برونسازمانی
گاهی ممکن است رفتارهای یک کارمند ناراضی از خارج سازمان و در زندگی شخصی او باشد. در چنین شرایطی این یک فرصت مناسب برای شما است تا با پیدا کردن علت مشکل و کمک به رفع آن، یک کارمند ناراضی را به یک کارمند وفادار تبدیل کنید.
کمک به حل مشکلاتی که خارج از سازمان شما برای کارکنان ایجاد میشود، سبب ایجاد حس خوب در سایر کارکنان و بهبود عملکرد آنان میشود.
گاهی وجود مشکل به دلیل آموزش و اطلاعرسانی ناکافی است
رفتارهای نامناسب برخی کارکنان ممکن است بدون قصد و به دلیل بی اطلاعی باشد. برای مثال اگر یک کارمند با دیگران شوخیهای نامناسبی میکند یا لحن نامناسبی دارد یا برای برخی کارها اهمیت کافی را در نظر نمیگیرد ممکن است صرفا به دلیل بی اطلاعی یا عدم آموزش روشهای صحیح باشد.
بررسی کنید که آیا با تعیین قوانین داخلی و یا با ارائه آموزشهای حین خدمت میتوانید این گونه مشکلات را برطرف کنید یا نه.
سعی کنید مشکل را به صورت خصوصی حل کنید
تا جایی که ممکن است اجازه ندهید سایر کارکنان از اتفاقات رخ داده و واکنشهای شما مطلع شوند. سعی کنید با گفتگوی خصوصی و به تنهایی با کارمندان مشکلساز، علت را پیدا کنید و راهحل مناسب آن علت را به اجرا بگذارید.
گفتگو و برخورد با کارکنان ناراضی مقابل سایر کارکنان ممکن است باعث شرمساری و ایجاد نارضایتی بیشتر و بدتر از آن ممکن است باعث ایجاد درگیری بیشتر و از بین رفتن شان شما به عنوان مدیریت سازمان شود.
از مشوقها و تهدیدها در جای خود استفاده کنید
اگر برخی از کارکنان شما وظایف خود را به درستی انجام میدهند، آنها را تشویق کنید تا سایر کارکنان هم متوجه شوند که رفتارهای آنان تحت نظارت است. برای تنبیه کارکنان مشکلساز ابتدا کارمندان مفید را تشویق کنید، سپس سعی کنید مشوقهایی برای بهبود رفتار شخص مشکلساز تعریف کنید و اگر این دو روش پاسخگو نبود از روش آخر یا تهدید مستقیم استفاده کنید.
به طور صریح به این گونه افراد اطلاع دهید که ادامهی رفتارهای نامناسب آنان میتواند با انواع تنبیهها متناسب با شرایط همراه باشد.
تحت هیچ شرایطی اجازه ندهید کنترل از دست شما خارج شود
اگر هنگام مواجهه با کارکنان ناراضی یا مشکلساز اجازه دهید تا خواستههای برحق یا نامعقول آنان اجرایی شود، ناخودآگاه به سایر کارکنان این پیام را میرسانید که با ایجاد مشکل و دردسر برای شرکت میتوانند به خواستههای خود برسند.
اگر نیاز است تا تغییراتی در روند و عملکرد سازمان ایجاد شود، این کار حتما باید از طریق اصولی و با آرامش باشد. به عبارت دیگر هدف وسیله را توجیه نمیکند. برای رسیدن به شرایط بهتر، استفاده از روشهای نامناسب قابل پذیرش نیست.
سازمان شما اهداف بزرگتری دارد
تلاش برای حل مشکلات تا جایی مفید و از جایی به بعد اتلاف وقت و منابع سازمان به حساب میآید. سعی کنید مرز بین این دو را مشخص کنید و همچنین برای افزایش موفقیت در تصمیمگیریها، رخدادهای مربوط را مستندسازی کنید.
مستند کردن اتفاقات و اقدامات انجام شده، یافتن راه حل را در زمانی کوتاهتر امکانپذیر میکند و همچنین در صورتی که پیدا شدن راه حل امکانپذیر نباشد، مستندات کافی به شما کمک میکنند تا برای قطع همکاری شما دست بالا باشید.
راه حل نهایی شما قطع همکاری است
اگر تمامی تلاشهای شما برای رفع مشکل به بنبست رسیدند، آخرین راه حل یعنی قطع همکاری باید مورد توجه قرار گیرد. ممکن است وابستگی شرکت شما به فرد ناراضی بسیار زیاد باشد. فراموش نکنید که ادامهی همکاری با یک فرد مشکلساز میتواند مشکلاتی بسیار بزرگتر از قطع همکاری با یک فرد کلیدی داشته باشد.
اگر سازمان شما وابسته به فرد است، این خود یک اشکال مدیریتی است و میتواند فضا را برای قدرت گرفتن بیشازحد کارکنان باز کند. تا جایی که در توان دارید میبایست از وابسته شدن سازمان به اشخاص جلوگیری کنید.
