فرآیند یا چرخهی حسابدای شامل فعالیتهای ثبت، دستهبندی و خلاصهکردن معاملات اقتصادی شرکتها است. این فعالیتها به تولید اطلاعات قابل درک و اندازهگیری و مفید در قالب صورت وضعیتهای مالی شامل صورت وضعی درآمد، صورت وضعیت جریان نقدینگی، صورت وضعیت معاوضههای صاحبان سهام و ترازنامه میشود.
اصل مدت زمان در حسابداری تعیین میکند که حسابداران میبایست گزارشهای مالی را به صورت دورهای که یک سال مالی گفته میشود آمادهسازی کنند.
فعالیتهای اساسی در حسابداری
این فعالیتها به صورت کلی شامل موارد زیر میباشد:
- جمع آوری اسناد ومدارک مثبته
منظور همان فاکتورها، فیشها، رسیدهای پرداخت، رسیدهای بانکی و ... میباشد. - تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته
منظور از تجزیه و تحلیل این است که صحت و دقت و خوانایی و استنادپذیری اسناد بررسی میشوند تا مشکل یا ایرادی نداشته باشند. - سند حسابداری
پس از تجزیه و تحلیل حسابدار میبایست اسناد و مدارک را به صورت سندهای حسابداری ثبت کند. این ثبت میتواند به صورت دستی یا با استفاده از نرمافزارهای حسابداری به انجام برسد. - دفتر روزنامه
سپس میبایست از روی سند حسابداری دفتر روزنامه که جزء دفاتر قانونی میباشد ثبت گردد. دفتر روزنامه شباهت زیادی به اسناد حسابداری دارد و یک تاریخچه از فعالیتهای هر روز را نگهداری میکند. - دفتر کل
بعد از ثبت دفتر روزنامه میبایست مانده هرحساب در دفترکل که به صورت ریز هرحساب درآن گنجانده شده منتقل گردد. - دفترمعین
بعد از دفتر کل نیز میبایست هر کدام از حسابها که ریز دارند مانند بانک مثلا بانک سامان، بانک تجارت و…. میبایست به صورت جزء وارد دفتر معین گردد. - مانده گیری از حسابهای دفتر کل
در پایان سال مالی میبایست از تمامی حسابهای دفتر کل ماندهگیری شود. - تراز آزمایشی
تراز آزمایشی یکی از انواع گزارشها است که بر خلاف ترازنامه قابلیت استناد و تصمیمگیری ندارد. تراز آزمایشی در حقیق برای این ایجاد میشود که صحت اطلاعات ثبت شده به شکلی ارزیابی شود و اشکالهای احتمالی در ثبت اسناد قابل شناسایی زودهنگام باشند. - اصلاح حسابها
در پایان هر دوره مالی وپس از ایجاد ترازآزمایشی اصلاحاتی در دفاترمالی ضروری است. عمدهی این اصلاحات به استهلاک داراییهای ثابت همچنین مشخص نمودن ذخیره مطالبات مشکوکالوصول وهزینههای اجاره و بیمه و حقوقهایی که بنا به دلایلی مثلا فراموشی حسابدار پرداخت نگردیده است میباشد. - تراز آزمایشی اصلاح شده
پس از انجام اصلاحات میبایست حسابدار تراز آزمایشیای را طراحی نموده که کلیه اصلاحات نیز در آن قید شده باشد. که نام آن تراز آزمایشی اصلاح شده میباشد. - صورت سود و زیان
نتیجه فعالیت هرشرکتی اعم از خدماتی بازرگانی وتولیدی از روی صورت سود و زیان مشخص میگردد که این صورت در هر واحد به صورت متفاوتی با واحدهای دیگر میباشد. - صورت سرمایه
صورت سرمایه نیز به ترتیب سرمایه اولیه و سپس اگر سرمایهگذاری مجدد یا برداشتی مجددی وجود داشته باشد و در نهایت سود یا زیان طی سال مالی اضافه یا کسر میگردد تا میزان سرمایه درپایان دوره مشخص گردد. صورت سرمایه در تمامی واحدهای خدماتی بازرگانی وتولیدی معمولا به یک شکل میباشد. - ترازنامه
بیلان یا ترازنامه گزارشی است که معمولا به شکل T میباشد که داراییهای در یک طرف ودر طرف دیگر مجموع بدهیها وسرمایه درج میگردد که میبایست دو طرف با یکدیگر بر اساس معادله حسابداری برابر و تراز باشد. - بستن حسابهای موقت
در هر شرکتی دو نوع حساب وجود دارد. ۱- حسابهای دائم ۲- حسابهای موقت. حسابهای موقت که در هر واحدی (خدماتی تولیدی وبازرگانی) متفاوت میباشد در پایان سال معمولا به حساب خلاصه سود (زیان) بسته میشوند. البته درتمامی واحدها هزینه به عنوان حساب موقت میباشد. - تراز اختتامی
قبل از بستن حسابهای دائم میبایست لیستی از آن در صورتحسابی تحت عنوان تراز اختتامی تهیه شود. - بستن حسابهای دائمی
پس از بستن حسابهای موقت نوبت به بستن حسابهای دائم میرسد. عمده حسابهای دائمی شامل داراییها بدهیها وسرمایه میباشد. - تراز افتتاحی در سال مالی جدید
قبل از افتتاح حسابهای دائم درسال مالی جدید میبایست لیستی از آن در صورتحسابی تحت عنوان تراز افتتاحیه تهیه شود. - افتتاح حسابهای دائمی درسال مالی جدید
تمامی حسابهای دائمی (دارایی، بدهی و سرمایه) با حساب تراز افتتاحی ایجاد میشوند.
